Best practices om als vastgoedspeler automation te gebruiken

Manueel werk en administratie nemen vaak nog te veel tijd in beslag. Tijd die je zou kunnen gebruiken om bezig te zijn met je leads te laten converteren.

Het is dan ook via automation dat je zoveel mogelijk werk uit handen neemt van je team zodat zij zich kunnen focussen op wat er echt toe doet. Zo kan je onder andere rekenen op:

• snellere opvolging
• kortere doorlooptijden
• hogere conversieratio’s

Maar daar stopt het niet. Met een goed automationplatform zorg je er ook voor dat je een totaaloverzicht krijgt van je leads, de prestaties van je team en wat er allemaal verkocht wordt (en wat niet).

Naarmate je bedrijf groeit, groeit een automationplatform ook vlot met je mee. Automation regels blijven werken, ongeacht hoeveel leads er binnenkomen. En een grotere database verkrijg je met enkele kliks.

Ten slotte zorgt automation ervoor dat je marketing- en salesteams nauwer samenwerken doordat ze zicht hebben op elkaars activiteiten. Marketing weet wat er met de gegenereerde leads gebeurt, sales signaleert aan marketing waar ze nog tegen aanlopen en hoe ze leads nog vlotter kunnen opvolgen.

Door de jaren heen heeft Websteak al aardig wat vastgoedspelers geholpen met hun leadgeneration efforts. Daaruit hebben we aardig wat best practices geput op het vlak van marketing- en sales automation.

1. Bouw proactief lijsten op

Wanneer iemand zijn of haar gegevens achterlaat voor een specifiek project, dan beschik je al meteen over enkele basisgegevens waarmee je vlot contact opneemt. Vaak gaat dat dan over voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel een bericht. Die velden zitten standaard in je formulieren. Bijvoorbeeld:

Maar je kunt nog zoveel meer doen! Via verborgen velden of automatische regels kan je bijvoorbeeld aangeven:

• in welke regio ze iets zoeken;
• welk woningtype ze wensen (bv huis vs. appartement);
• welk project hen interesseert.

Door die informatie proactief te verzamelen in je CRM-systeem kan je lijsten opbouwen. Bijvoorbeeld iedereen die de laatste 6 maanden interesse vertoonde in appartementen, maar geen klant werd. Als er dan een nieuw appartementencomplex gelanceerd wordt, kan jij deze leads daarvan op de hoogte brengen om ze te reactiveren.

Daarnaast heb je dan ook een zicht op hoeveel vraag er naar een bepaald project is. Ook dat is een waardevol inzicht.

2. Volg leads asap op

Misschien een open deur, maar hoe sneller je je leads opvolgt, hoe beter. Je moet dan ook het ijzer smeden als het heet is.

Maar je salesteam zit niet te staren naar je CRM-systeem tot er een nieuwe lead verschijnt. Juist daarom is het belangrijk dat je de lead zo vlot mogelijk aan hen doorgeeft.

Alles begint bij de toewijzing van een lead owner. Dat kan volledig automatisch verlopen in wat we een ‘round robin’ noemen. Of in mensentaal: iedereen krijgt om de beurt een lead toegewezen.

Eens je een lead owner hebt toegewezen, moet je er natuurlijk nog voor zorgen dat die lead owner op de hoogte wordt gebracht én dat er contact gelegd wordt met de lead.

Dat doen we door middel van automatische notificaties en taken. Notificaties verschijnen mooi in de inbox van je sales, taken komen in de agenda terecht én in een takenoverzicht in het platform zelf.

Stel een strakke deadline in en je leads worden in no time opgevolgd.

3. Beperk nurturing

Lead nurturing is in veel gevallen een sterke tactiek om leads dieper de funnel in te trekken. Maar in vastgoed liggen de kaarten vaak anders. Wanneer je informatie aanvraagt voor een woning, dan wil je niet eerst een reeks nurturing mails die je vertellen waar je allemaal rekening mee moet houden als je een huis koopt. Je wilt gewoon snel een bod kunnen uitbrengen.

Dan hebben we het voornamelijk over particulieren. In sommige gevallen is er wel plaats voor lead nurturing in vastgoed. Bijvoorbeeld:

• investeerders die je wilt overtuigen om te investeren bij jou;
• leads die zich aanmelden voor een infoavond van een nieuw project.

Tijd is hier alleszins een belangrijk gegeven. Hoe snel willen je leads in actie schieten? Als de tijd dringt, denk dan niet aan nurturing flows. Doe dat alleen als nurturing nodig is om twijfel weg te nemen bij leads die effectief tijd hebben.

4. Maak formulieren niet te laagdrempelig

Wat formulieren betreft geldt er een simpele regel. Hoe meer informatie je vraagt, hoe minder mensen het formulier zullen invullen. Dus doorgaans beperken we het aantal in te vullen velden om conversie te verhogen. Maar soms wil je juist een hoogdrempelig formulier.

Stel dat je een project hebt waar je veel aanvragen voor binnenkrijgt of verwacht. Door een of meerdere extra vragen te stellen zorg je er meteen voor dat de leads van lage kwaliteit het formulier niet invullen.

Het gevolg is simpel: ja, er komen minder leads binnen. Maar je sales verdoet minder tijd met leads op te bellen waar de conversieratio laag is.

Zoek de juiste balans tussen het minimum dat je nodig hebt om een lead op te volgen en extra velden om de kwaliteit van je leads te verhogen.

Een klassieker in vastgoed, bouw of maatwerk is: ‘op welke termijn wenst u te kopen?’ Zo wordt je aanvraag opeens al veel concreter.

5. Verbind portaalwebsites met je CRM-systeem

Er zijn enorm veel vastgoedspelers die gebruik maken van externe portaalwebsites om hun projecten naar voren te schuiven richting een breder publiek. Denk dan aan websites zoals Zimmo of Vlan.

Doorgaans krijg je een e-mail van die platformen als iemand zich aanmeldt voor één van jouw zoekertjes. Maar wat als je ervoor kon zorgen dat leads die via portaalwebsites binnenkomen automatisch doorstromen naar je automationplatform?

Door gebruik te maken van software als Mailparser of Zabun in combinatie met een connector linken we de portaalwebsites aan je platform.

6. Integreer je agenda

Een vraag om informatie is vaak aanleiding voor sales om een afspraak in te plannen met de lead. Je kan over en weer sturen om je beschikbaarheid aan te duiden. Maar je kunt even goed je agenda integreren in je automationplatform.

Sommige platformen zijn rechtstreeks integreerbaar met je platform. Vaak gaat het dan over Google Calendar of Office 365. In andere gevallen zijn er meer dan voldoende tools die je kan verbinden met je platform.

Het voordeel hiervan is dat je simpelweg een link naar je agenda kan doorsturen naar je leads. Met één klik hebben ze meteen zicht op je beschikbaarheid en kunnen ze dus een moment met je inplannen wanneer het voor hen uitkomt.

Het beste van al? Dat kan allemaal geautomatiseerd worden zonder dat je sales er ook maar één actie voor moet uitvoeren.

7. Volg de acties van je leads op de voet

Soms gebeurt het dat iemand informatie voor een project aanvraagt, maar uiteindelijk besluit om niet te kopen. Dat is uiteraard jammer. Maar dat wilt niet zeggen dat het daar hoeft te stoppen. Want meestal beschik je ook over andere projecten.

Wanneer iemand cookies accepteert, kan je met de meeste automationplatformen tracken welke pagina’s bezocht worden.

En dat is waar automation van pas komt. Je kan bijvoorbeeld instellen: ‘Ik wil een notificatie krijgen als een lead deze pagina 3x bekijkt.’

Stel dat je zo’n notificatie krijgt. Dan kan je simpelweg ‘toevallig’ contact opnemen met de lead. (‘Ik heb misschien nog een project dat je aanspreekt.’)

8. Chatbots

Conversational marketing is niets nieuws. Indien goed uitgevoerd kan het een absolute meerwaarde vormen voor de bezoekers van je website. Het kan helpen om te navigeren, om twijfels weg te nemen of in gesprek te komen met een van je adviseurs.

Met een chatbot stel je ook gemakkelijk regels in waarmee je naar de gegevens vraagt van mensen die een gesprek starten. Wanneer ze dit invullen, belanden ze automatisch in je database en kunnen de automationradertjes beginnen draaien.

• Snelheid is een belangrijk gegeven in vastgoed. Automation helpt je om leads sneller en correcter op te volgen.
• Zorg ervoor dat je proactief data capteert om zo relevante segmenten op te bouwen.
• Beperk nurturing tenzij de situatie er echt geschikt voor is.
• Voeg soms bewust extra velden toe aan formulieren om leadkwaliteit te verhogen.
• Verbind je portaalwebsites met je platform.
• Integreer je agenda.
• Stel triggers in die je verwittigen wanneer een lead interessante acties uitvoert.
• Gebruik chatbots om het gesprek te starten.