Bij elk salesproces komt aardig wat organisatie en administratie kijken. En laten dat nu net de zaken zijn waar sales zich niet al te graag op focust. Sales en administratie kosten tijd, terwijl sales veel liever haar tijd steekt in het najagen van kwalitatieve leads en de bijhorende deals en relaties.
Vandaag zijn we al even niet meer bezig met rolodexen. Ook de Excel-sheets kunnen we gemakkelijk achterwege laten. Want er bestaan tal van tools die salesteams helpen bij die organisatie en administratie. En dat is waar sales automation op het toneel komt.
Wat is sales automation?
Sales automation gebruikt handige en inzichtelijke software die repetitieve, manuele taken automatiseert. Het ultieme doel is simpel: sales zich meer laten focussen op de bottom line.
Met behulp van sales automation kun je onder andere:
- follow-up automatiseren;
- je pipeline snel en gemakkelijk managen;
- automatisch nieuwe opportuniteiten ontdekken.
Sales automation gaat vaak hand in hand met marketing automation. Daarbij zorgt marketing automation voor nieuwe leads én lead nurturing. Eens ze sales qualified zijn, beginnen de radertjes van het sales automation apparaat te draaien.
Wat zijn de voordelen van sales automation?
Uiteraard is het de bedoeling dat automation ervoor zorgt dat je minder manueel werk moet uitvoeren. Maar het brengt nog andere voordelen met zich mee.
Het eerste overduidelijke voordeel is de zee van tijd die je ermee bespaart. De tijd die je normaal besteedt aan al dat manuele werk kan je nu in nuttigere zaken steken, zoals nieuwe leads opvolgen.
Ten tweede is er de kwestie van innerlijke drive. Saaie, repetitieve taken zoals administratie liggen niet altijd in de aard van sales. Met automation kunnen ze zich gewoon blijven focussen op deals binnenhalen. En dat is waar ze hun energie halen.
Maar ook je leads worden efficiënter bewerkt. Ze krijgen sneller antwoord en ze worden beter opgevolgd. Daardoor bouw je sneller een relatie op en slaag je er ook sneller en meer in om een deal af te sluiten.
De datastromen van je salesteam zorgen ook vaak voor nauwkeurige rapportage of zelfs forecasting binnen je software. Dat staat je toe om prestaties beter te analyseren en op basis van data next steps te bepalen.
Wat zijn de mogelijkheden van sales automation?
Sales automation start niet vanaf het moment dat een lead in je CRM-systeem komt te staan. Dat is het moment dat marketing automation de lead begint te bewerken. Na een lead nurturing flow komt de lead uiteindelijk bij sales terecht. Sales automation zal dus eerder van start gaan in de buurt van de beslissingsfase binnen de funnel.
Contactcreatie
De meeste CRM-systemen kunnen er ofwel via eigen formulieren ofwel via een connector voor zorgen dat iedereen die online gegevens achterlaat in het systeem terechtkomt. Zo moet sales zich nog maar zeer beperkt bezig houden met manuele data input, waar al eens fouten of nalatigheden voorkomen.
Automatisch leads toewijzen
Minstens even belangrijk is de volgende stap: de detectie van een lead. Je moet op een manier te weten komen dat een lead klaar is om benaderd te worden. Met enkele simpele sales automation flows zorg je ervoor dat leads automatisch iemand uit je salesteam als ‘lead owner’ toegewezen krijgen.
Die lead owner krijgt daar vervolgens een notificatie van. Maar daar stopt het niet! De flow maakt ook automatisch een taak aan zodat sales de lead contacteert binnen de 48 uur.
Lead scoring
Maar zelfs wanneer je leads automatisch toewijst, kan er nog aardig wat verschil op de leads zitten. De ene zit misschien wel dagelijks op je website, terwijl de andere eerder passief is. Dat is waar lead scoring van pas komt.
Afhankelijk van wat je weet van een lead en welke acties de lead ondernomen heeft, kan je scores toekennen. Hoe hoger de score, hoe warmer de lead is.
Dankzij lead scoring kan je leads zelfs sneller of minder snel toewijzen aan je salesteam. Zo voorkom je dat leads te snel of te vroeg worden benaderd.
Meetings inplannen
Heel wat systemen kun je ook koppelen aan je agenda. Dat zorgt ervoor dat je veel sneller een moment vindt om af te spreken met je leads. Daarvoor was het heen en weer pingpongen om een geschikt moment te vinden. Nu stuur je automatisch een mail met een link naar je agenda. Daar kan de lead een moment kiezen dat uitkomt, waarna de meeting ook meteen is vastgelegd.
Salessequenties
Een deel van de job van sales bestaat uit prospectie. Daar kruipt ook aardig wat tijd in. Maar ook daar bieden sommige tools je een handige, automatische uitweg.
Zo heb je bijvoorbeeld binnen HubSpot de optie om naar een specifiek segment een reeks mails te sturen alsof je ze zelf één voor één uitschreef en verzond. Dankzij personalisatietools spreek je iedereen ook persoonlijk aan.
Vanaf iemand op je mails antwoordt of wanneer jij het zelf aangeeft, wordt een lead verwijderd uit de sequentie.
Een goed voorbeeld: alle leads waar je al 6-12 maanden geen contact mee hebt gehad kan je opnieuw contacteren om nieuwe opportuniteiten te spotten.
Hoe ga je van start met sales automation?
Voordat je effectief van start gaat met sales automation, moet je met enkele zaken rekening houden.
Behoefte aan automation vs automation software
Sales automation kan je namelijk op een heel oppervlakkig en een heel diepgaand niveau uitvoeren. Hoe uitgebreid je kunt gaan, hangt af van twee zaken:
- de interne nood aan geavanceerde sales automation;
- de diepgang van je software.
Die twee gaan hand in hand en moeten op dezelfde lijn zitten. Als je geen nood hebt aan geavanceerde sales automation, dan moet je niet met de gekste software starten. Omgekeerd geldt hetzelfde.
Maar je wilt uiteraard vermijden dat er een kloof zit tussen de twee.
- Als je uitgebreide sales automation wenst, maar je software wilt niet mee, dan zijn er frustraties en zal je snel tegen muren lopen.
- Als je software veel meer kan dan wat jij in gedachten hebt, dan is de kans groot dat je te veel betaalt voor wat je uit de software haalt.
Voordat je echt eerste stappen zet in sales automation, is het een goed idee om alles op een rijtje te zetten.
- Waar heb jij nood aan? Wat zijn absolute must haves?
- Als je al software gebruikt: voldoet die aan al je must haves?
- Zo neen: zijn er alternatieven die dat wel doen?
Goed begonnen is half gewonnen, en dat geldt zeker binnen sales automation. Een kloof tussen wat je wilt en wat je kunt is vaak een groot struikelpunt.
Dus… Om samen te vatten heb je eerst een duidelijk beeld nodig van waar je staat en waar je naartoe wilt. Pas eens je dat beeld hebt, kan je op zoek gaan naar geschikte software om je daarbij te helpen.
Interne processen en adoptie
Eens je de keuze voor een softwarepakket hebt gemaakt, heb je al een belangrijke stap gezet. Nu is het tijd om stap voor stap naar je droomscenario toe te groeien.
De volgende stap bestaat erin om het uit te rollen in je bedrijf en ervoor te zorgen dat het ook effectief (juist) gebruikt wordt. Maar dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan.
In elk team moet er iemand zijn die de hele groep meetrekt in het verhaal. Liefst iemand die ietwat tech savvy is en ook goed met de groep overweg kan.
De taak van die persoon is om ervoor te zorgen dat iedereen het systeem gebruikt en dat de ingestelde processen ook naadloos worden opgevolgd. Kortom: die persoon is jouw ‘champion’.
Evalueer samen met je champion regelmatig de stand van zaken. Op die manier behoud je het overzicht en kan je tijdig ingrijpen.
Eens alles behoort tot de normale gang van zaken, kan je beginnen nadenken hoe je je salesteam verder kunt helpen met extra, diepgaandere automatisering.
In snackvorm
- Administratie en organisatie zijn vaak een ergernis van salesteams. Door die processen te automatiseren, bespaar je tijd die je in opvolging van deals kunt steken.
- Je bewerkt er leads efficiënter mee, ziet meer innerlijke drive bij je salesteam en hebt meer inzicht dankzij uitgebreide rapportages.
- Contactcreatie, mailings, meetings inplannen of lead scoring: het is allemaal mogelijk zonder dat sales er moeite voor hoeft te doen.
- Zorg er zeker voor dat de software die je kiest aansluit bij je eigen behoefte aan automation. Hoe beter het aansluit, hoe groter de tevredenheid.
- Wijs een ‘champion’ aan die er mee voor zorgt dat nieuwe processen worden geadopteerd om de overgang naar sales automation te versnellen en verzekeren.